Leistung und Lieferumfang für die Ausschreibung festlegen
Die Ausschreibung beschreibt, was die Anlage im Betrieb leisten muss. Dazu gehören Ladeeinheiten, Materialflüsse, Spitzenlasten und die Bedingungen für Leistungsnachweise. Gleichzeitig anfallender Nachschub, Retouren und nachgelagerte Arbeit werden berücksichtigt. Anbieter können geeignete technische Alternativen vorschlagen und müssen deren Auswirkungen auf den Betrieb erklären.
Für jede wesentliche Leistung klären wir, wer sie übernimmt. Das betrifft beispielsweise Layouts, ERP-Anpassungen, Steuerungen, Bauarbeiten, Montage und Tests. Im Vergleich wird sichtbar, was im Grundpreis enthalten ist, als Option angeboten wird, ein anderer Beteiligter liefern muss oder noch offensteht.
Ihre Unterlagen für Ausschreibung und Vergabe
Lastenheft und Ausschreibungsunterlagen
Betriebsabläufe, Leistungsanforderungen, Layouts, Lieferumfang, Schnittstellen und Abnahmekriterien. Der Detaillierungsgrad richtet sich nach dem vorgesehenen Vergabeverfahren.
Anbieterantworten und Klärungen
Eine gemeinsame Antwortstruktur für die Offerten. Abweichungen, Ausschlüsse und Leistungen des Auftraggebers werden schriftlich geklärt. Bei Alternativen werden die nötigen Änderungen im Betrieb beschrieben.
Technischer und kommerzieller Offertvergleich
Vergleich von Grundumfang, Optionen und zusätzlich benötigten Leistungen. Dazu gehören laufende Kosten für Lizenzen, Wartung und Support sowie die Regelungen zu Ersatzteilen.
Begründete Vergabeempfehlung
Bewertung der technischen und kommerziellen Unterschiede mit verbleibenden Bedingungen für die Bestellung. Sie treffen den Vergabeentscheid.
Planungsauftrag und Anlagenbestellung abstimmen
Manche Fragen lassen sich erst in einer bezahlten Planungsphase mit dem Anbieter klären. Wir legen fest, welche Ergebnisse dafür benötigt werden und was vor der Gesamtbestellung entschieden sein muss. Mit einem ausgewählten Planungspartner wird der Wettbewerb eingeschränkt. Zwei parallel beauftragte Anbieter ermöglichen einen späteren Vergleich, verursachen aber zusätzliche Kosten und Abstimmungsaufwand. Bei Open Book werden vereinbarte Kosten, Zuschläge und Änderungen offengelegt. Für einen Vergleich mit Marktalternativen sind weiterhin konkurrierende Offerten nötig.
Beispiel für einen Offertvergleich
Unterschiedliche Preise und Lieferumfänge
In diesem Beispiel enthält die günstigere Offerte weniger Software- und Inbetriebnahmeleistungen. Zudem beruhen die Kommissionierleistungen der beiden Anbieter auf unterschiedlichen Annahmen.
- 01
Dieselbe Leistungsanforderung vorgeben
Beide Anbieter müssen dieselbe Auftragsstruktur mit gleichzeitigem Nachschub berücksichtigen. Personalbesetzung und Kapazität der nachgelagerten Prozesse werden einheitlich vorgegeben.
- 02
Fehlende Leistungen beziffern
ERP-Anpassungen, Schnittstellen, Bauarbeiten, Tests und Hochlauf werden zugeordnet. Für fehlende Leistungen holen wir Preise ein oder nehmen eine Schätzung mit den zugrunde liegenden Annahmen auf.
- 03
Bedingungen für die Vergabe klären
Abweichungen, Leistungsnachweise und die Preisbildung bei Änderungen werden geklärt. Die Empfehlung berücksichtigt die Eignung für den Betrieb und die Gesamtkosten.
Die Empfehlung richtet sich nach den tatsächlichen Offerten und den geklärten Leistungs- und Vertragsbedingungen.